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论坛│ 远教沙龙群 英 会案例分析名家评论人物专访专家专栏2006 历届大会:05' 04' 03' 02'│ 网友投稿
姓名:邱昭良
单位:北京贯能管理技术服务有限公司
职位:北京贯能管理技术服务有限公司事业合伙人、高级咨询顾问
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要么学习 要么灭亡——IT企业学习之道
学习型组织:即将到来的组织革命(上)
IT应用项目学习的“十二条军规”
知识管理“始乱终弃”者之十诫
项目管理中的变革艺术
学习型组织:即将到来的组织革命(下)
群落学习时代来临
知识管理第二波
   

 

 

 专家专栏 名家评论


 
IT应用项目学习的“十二条军规”

    项目中的学习是一个典型的团队学习过程,如果能够充分利用项目带来的团队合作学习的机会,不仅有利于提高项目的成功率,而且有利于提高组织的整体实力。

  对于大型综合性IT应用系统(如ERP、CRM、SCM等)实施项目而言,知识转移是一个重要的关键成功因素。

  也就是说,项目中各类参与者都要在有限的时间内,学习新的知识,掌握新的技能,例如最终用户要学会正确操作一个新的系统,以便能够保证新系统顺利运作;关键用户要学会项目实施与优化的过程、方法和系统配置,以便将来可以“以我为主”对系统进行进一步的优化和升级;技术人员要学会掌握新系统的软硬件特性以及开发技巧,以便能够对系统进行管理、维护、解决出现的各种问题,以及根据用户的需要,进行报表、输入输出、接口、增强功能程序的开发等;项目管理人员要学会管理大型跨部门的复杂项目的技巧,以便将来推行其他IT应用系统甚至其他项目等。如果哪一个环节没有很好地掌握,都有可能使企业IT应用项目陷于失败或不能充分发挥其应有的价值。

  同样,类似的合作项目对于企业而言,也是一次良好的学习机会。因为大多数IT应用系统都需要聘请专业的实施顾问公司或机构,而且不仅涉及到技术,还包括业务流程与运作体系、岗位、考核以及组织结构调整等方方面面的内容,同时,项目组也包括了企业内部不同部门的骨干,他们在一起工作可以促进不同部门之间的交流,有利于解决一些跨部门的深层次问题。

  总之,项目中的学习是一个典型的团队学习过程,如果能够充分利用项目带来的团队合作学习的机会,不仅有利于提高项目的成功率,而且有利于提高组织的整体实力。

  例如,联想集团1998-2000年在国内率先成功地实施了SAPR/3系统,并通过合作学习,掌握了系统实施和优化的方法论,不仅具备了自主管理与优化系统的能力———2000年以后,联想相关部门和人员完全自主地对该系统进行了推广与优化,而且培养了一支复合型人才队伍,开辟了一个新的业务方向--2000年,联想正式成立IT应用服务事业部,对外提供包括ERP实施等项内容的服务项目。因此,必须加强对项目合作中的学习的研究。

  本文基于笔者作为项目管理者深入参与多个ERP项目所获得的第一手资料和对相关人员的访谈(主要是客户企业的项目经理层人员和实施顾问),提出了强化合作学习的十二条策略。

  1.整体把握。很多企业都是第一次实施大型的IT应用系统,对整个项目的进程缺乏整体了解,因此也就无法预知实施项目所需的各种知识和技能,缺乏明确的学习目标。这样在项目进展过程中,缺乏学习的主动性和有效规划与管理,使学习的效率大打折扣。

  2.明确分工与职责。项目参与者有不同的分工与职责,因而需要具备不同的技巧,只有分工明确、岗位职责清晰,才能有明确的学习目标。因此,在项目开始之前,要保证各类人员到位,并列出各自的技能差异,制定明确的学习计划。

  3.注重方法论的学习。对于任何一项知识,不能停留在“知道是什么”(know-what)的层次上,还必须深入了解“知道如何做”(know-how)和“知道为什么”(know-why)。只有做到“知其然,知其所以然”,才能保证充分的知识与技能转移,才能实现真正的学习。因此,要善于重视方法论的学习。

  4.营造信任、保持开放。信任是合作学习的基础。如果缺乏必要的信任,不仅谈不上相互学习,甚至连最起码的合作都会问题重重。同时,保持一个开放的心态和氛围,也是合作学习发生的必备条件,如果彼此封闭,合作学习将无从发生。

  因此,要善于营造一个信任、开放的环境,让大家在共同的目标下,做到互惠互利,保证学习能够顺利发生。在ERP项目中,实施顾问和客户企业参与人员之间其实天然存在着相互学习的位势。一方面,实施顾问对于系统非常了解,有着丰富的项目经验,但他们往往对于特定企业的历史、文化、人际关系、业务流程以及管理体系等缺乏深入的理解,而为了实现系统的最佳配置,就需要双方共同努力,相互学习。

  当然,客观上看,客户企业向咨询顾问学习可能显得更加明显。但不可否认,一个优秀的顾问也是在不断向不同的客户进行学习的基础上成长起来的。

  因此,保持信任和开放对于双方都是有利的。有些顾问出于种种目的不愿意进行知识转移,其实只能招致客户的反感。当然,客户企业也要尊重对方的知识产权和知识的价值。

  5.保持充分的培训。在项目实施过程中,培训是一种重要的知识传递方式,要保证进行全方位的充分的培训,为此需要制定周密的培训计划,明确各部分参与者的培训需求,编制好培训教材,选择良好的培训讲师,进行有针对性的设计,并创造良好的学习环境,保证培训的效果。

  6.发挥个体的主动性。对于很多项目而言,大多数人员可能是临时从各个部门抽调过来的,因此,很多人还承担着日常的工作,如果得不到业务部门领导的支持,他们将会对项目上的工作缺乏足够的责任心与热情。从另外一个方面来说,如果一个人不愿意学习,即使有了再好的环境,学习也不会发生。因此,要充分发挥个体的主动性。

  7.促进人际之间的交流。经验表明,大多数隐性知识的传递不是发生在正式的课堂上,而是在于日常的人际交流之中,尤其是一些非正式的交流。因此,要保持项目组成员之间良好的人际关系,进行合署办公,并增加一些非正式的交流活动,和宽松的工作环境,培养彼此之间的信任与熟识,促进知识与信息的交流。

  8.从解决问题中学习。解决问题是一种直接而有效的学习方式,在项目中可以通过会议、研讨等方式,对一些问题进行深入分析和研讨,藉此来进行学习。同时,要注意及时进行总结,在项目进行中留出专门的总结时间。

  9.充足的时间保证。大多数IT应用项目都是时间紧、任务重、目标高,这可能是由于很多项目发动者(往往是信息技术部门)为了使企业决策者批准这些项目而不得不夸大目标、压缩时间和成本的一个直接后果。在这种情况下,项目组成员往往被项目工作(有时候还要承担日常工作)压得疲于应付,根本没有时间和精力进行深入而系统的学习。因此,把学习当做项目的一项组成部分,给项目组成员留下充足的时间保证,是提高学习效率和效果的重要策略。

  10.必要的知识基础和合作方的知识实力。有人认为,背景知识是区分专家和生手的重要因素之一。如果不具备一定的基础知识,就难以有效学习。而基础知识的获得,需要经过特定的教育和共同实践。这也就是为什么企业内部的发明和创造“墙里开花墙外香”的原因。同时,选择一个合适的合作伙伴是项目成功的关键。如果企业聘请的实施顾问公司缺乏足够的实力,就难以保证问题的高效解决、服务的质量,也难以学到什么东西。

  11.文档与知识管理。文档是固化的知识,是显性知识的重要载体,因此,良好的文档管理是优秀项目的重要标志,也是记录和管理知识的重要形式。同样,组织良好的文档和知识管理系统,对于企业而言,也是一个很好的学习资源。

  12.工作与协作环境。适宜的物理环境是高效工作与学习的重要条件。同时,需要通过必要的技术工具使用,来强化工作与学习效果,例如通过应用群件系统和内部网络,可以实现信息与知识的更方便、快捷的获取、创造与交流,有利于员工迅速找到所需的知识资源和专业人员。

  总之,在IT项目中,通过合作学习的机会非常多,大多数项目即使不刻意规划和管理、推进学习,成员之间的学习也会自然而然地发生。但那样的话,就无法充分利用这次难得的学习机会,无法充分发挥学习的功效。因此,希望企业珍视难得的学习良机,把学习作为一个“杠杆”,让知识、技能的捕获与交流、使用给企业的运作与管理带来直接的收益,充分发挥企业在IT应用项目上的投资。

  注:本文发表于《21世纪经济报道》2003年3月6日第28版。

 
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