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姓名:余胜泉
单位:北京师范大学
职位:北京师范大学现代教育技术研究所博士,副教授
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直面教育管理:发挥基础数据库核心作用

    教育管理的现代化,数据是关键。教育行政系统日常工作中会产生大量的基本数据,如学校基本信息、基建房产信息、学生基本信息、教师基本信息、学籍信息、成绩统计信息等等。这些数据经常需要进行整理、保存、统计、上报等处理。我们把这些基本信息称为教育管理基础数据,把维护这些数据以及产生报表的过程称为基础数据管理。真正的教育管理现代化需要建立一个相对完备和稳定、面向管理的基本数据库,它是教育管理现代化发展的必由之路。

  组成部分

  基础数据管理由以下部分组成:

  (1)数据录入。对于不同的数据信息,由相关部门输入,部门包括科室和下级单位,凡是属于同一内容信息的,只能输入一次。

  (2)数据查询。负责某类数据的用户可以授权别人来查询该类数据,别的用户被授权后,就可以查询自己权限范围内的数据。

  (3)数据统计。基础库系统应该包括一个功能灵活的报表生成工具,只要统计的内容在基础数据库中,就可以自动生成需要的报表,报表可自定义数据格式、自定义统计流程,从而解决教育管理大量报表费时费力的问题。

  (4)业务支持系统。对于某些更加复杂业务科室的应用,还需要在基础数据库的系统上专门设置支持各部门具体业务逻辑的应用模块,实现各科室日常管理工作的信息化。

  基本流程

  通过基础库系统进行数据统计时,不再需要基层单位上报统计报表,由教育局进行汇总,而只需要基层单位即时维护本单位的基础信息,教育局直接通过本统计系统生成所需报表。通过基础库进行统计的基本流程是:

  (1)定义输出报表。按照统计要求制作输出报表模板,即一个只确定格式而没有填写数据的Excel文件。将已定义的报表模板文件添加到相应科室的统计表模板库中。

  (2)根据输出报表和基础库数据表,定义输入数据表。输入数据表用来采集基础库中缺少的数据。

  (3)对每个科室,由系统管理员定义该科室的数据输入表,定义该科室对码表和基础库中其他科室数据表的存取权限(可见性)。

  (4)基层单位通过基础库的个性化服务系统远程维护本单位的基本数据,而教育局对应科室则可以维护全区所有基层单位的基本数据。

  (5)教育局各科室的系统管理员根据输出报表的统计要求编写操作脚本,并对脚本进行相应的维护。

  (6)在汇总管理软件中进行统计汇总,统计时需要选择输出报表模板和对应的操作脚本。在统计过程中系统会根据操作脚本提示用户输入相应参数以确定统计中的条件。汇总完成后,用户可选择将统计结果报表存入文档库中以备将来查询。

  系统建设

  目前各地教育信息系统建设,基本上是以学校为单位来组织,信息不能相互沟通和交流,形成一个个信息“孤岛”,对区域性的教育管理现代化起着严重的阻碍作用。对于一个基层教育行政区域来说,教育管理是统一的,教育信息管理应该自上而下推进,统一数据标准,将教育局人、财、物基本信息数据集中存储管理,采用EASP(教育应用服务提供)的建设模式,通过数据中心的一套教育管理基础数据库系统,为基层不同的学校提供个性化的服务。同时在数据集中的基础上,针对不同的科室提供不同逻辑的业务支持系统,可以使得教育行政人员对这些信息进行增加、删除、修改、查询、统计和分析,及时和准确地进行数据统计,简单便捷地查询当前或某些特定时间、特定条件的数据,满足随时进行统计分析、提供辅助决策的需要,从而推动教育行政现代化的进程。

 
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